Points clés
| Présentation | Détails essentiels |
|---|---|
| 🚀 Histoire et adoption de MyPeopleDoc | Créée en 2008 par Clément Buyse, intégrée à UKG depuis 2018, utilisée par plus de 3000 entreprises françaises. |
| 💼 Fonctionnement de la plateforme | Solution SaaS avec coffre-fort électronique pour stocker et gérer tous les documents RH via le cloud. |
| 💰 Modèle tarifaire accessible | Formule freemium avec options avancées à partir de 3€ par mois et par utilisateur, avec tarifs dégressifs. |
| 🔑 Fonctionnalités principales | Distribution automatisée des documents, 10 Go de stockage par employé, signature électronique et classement automatisé des fichiers. |
| 📈 Avantages pour les entreprises | Réduction des coûts administratifs, optimisation de 30% du temps de gestion et protection juridique renforcée. |
| 🔒 Sécurité renforcée | Certification ISO 27001, conformité RGPD, chiffrement avancé validé par l’ANSSI et authentification à deux facteurs. |
Créée en 2008 par Clément Buyse, MyPeopleDoc transforme la gestion documentaire des ressources humaines. Cette plateforme, désormais intégrée au groupe UKG (Ultimate Kronos Group) depuis 2018, s’est imposée comme une référence incontournable dans le secteur. Nous observons que plus de 3000 entreprises françaises l’utilisent quotidiennement, parmi lesquelles figurent des géants comme Total, Air France et Ubisoft. MyPeopleDoc offre une solution digitale complète permettant aux départements RH de moderniser leurs processus administratifs tout en garantissant une sécurité optimale des données sensibles.
Qu’est-ce que MyPeopleDoc et comment fonctionne cette plateforme RH ?
MyPeopleDoc est une plateforme RH numérique qui fonctionne selon le modèle Software-as-a-Service (SaaS). Nous pouvons la définir comme un coffre-fort électronique hautement sécurisé permettant de stocker, partager et gérer l’ensemble des documents RH d’une entreprise. Son fonctionnement repose sur une architecture cloud qui garantit l’accessibilité des données depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
Le processus d’utilisation est particulièrement intuitif. Pour les entreprises, cela commence par une analyse approfondie des besoins spécifiques à l’organisation. Ensuite, le système de stockage sécurisé est mis en place et les espaces de partage sont configurés selon les exigences de l’entreprise. Les équipes RH bénéficient d’une formation complète pour maîtriser l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme.
Pour les employés, l’accès est tout aussi simple. Vous recevez une invitation par email de votre entreprise. Après avoir activé votre compte avec le code fourni, vous accédez immédiatement à votre coffre-fort numérique personnel. Vous pouvez alors consulter, télécharger et partager vos documents RH en toute simplicité. Cette facilité d’utilisation explique en grande partie le succès de MyPeopleDoc auprès des entreprises de toutes tailles.
Le modèle économique de MyPeopleDoc repose sur une tarification flexible qui s’adapte aux besoins des organisations. Une formule freemium permet d’accéder aux fonctionnalités de base gratuitement, tandis que les options avancées sont disponibles à partir de 3€ par mois et par utilisateur. Des tarifs dégressifs sont proposés pour les grandes entreprises, rendant la solution accessible à toutes les structures, quelle que soit leur taille.
Les fonctionnalités clés et avantages de MyPeopleDoc
MyPeopleDoc offre une gamme complète de fonctionnalités qui transforment radicalement la gestion documentaire RH. La distribution automatisée et sécurisée des documents (bulletins de paie, contrats de travail, etc.) constitue le cœur de son offre. Chaque employé dispose d’un espace de stockage généreux de 10 Go, permettant de conserver l’ensemble de ses documents professionnels pendant une durée allant de 50 à 75 ans, conformément aux obligations légales.
Nous apprécions particulièrement la fonction de signature électronique qui fluidifie considérablement les processus administratifs. Le classement automatisé des fichiers et la gestion fine des droits d’accès permettent une organisation optimale des documents. L’historique des actions offre une traçabilité complète, tandis que l’archivage probatoire et le scellement numérique garantissent l’intégrité des documents. L’automatisation des processus RH récurrents libère un temps précieux pour les équipes, qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Pour les entreprises, les avantages sont multiples. La réduction des coûts administratifs est significative, avec 10 à 30 centimes économisés par document non imprimé. La dématérialisation complète des processus RH permet d’optimiser jusqu’à 30% du temps habituellement consacré à la gestion administrative. Dans un contexte où le piège du licenciement pour inaptitude guette de nombreuses organisations, disposer d’un système de gestion documentaire rigoureux et traçable constitue une protection juridique non négligeable.
Les salariés ne sont pas en reste. Ils bénéficient d’un accès permanent à leurs documents personnels, même après avoir quitté l’entreprise. L’interface intuitive facilite grandement la navigation, tandis que la possibilité de consulter ses documents depuis n’importe quel appareil et n’importe où offre une flexibilité inégalée. La protection contre la suppression accidentelle des documents importants et la simplification des démarches administratives contribuent à améliorer significativement l’expérience collaborateur.
Sécurité et conformité réglementaire de la plateforme
La sécurité constitue le pilier fondamental de MyPeopleDoc. Nous constatons que la plateforme bénéficie de la certification ISO 27001, garantissant les plus hauts standards en matière de sécurité de l’information. Sa conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) assure une protection optimale des données personnelles des utilisateurs, un enjeu crucial dans le domaine des ressources humaines.
Le chiffrement avancé, validé par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information), protège efficacement les données sensibles contre toute tentative d’accès non autorisé. L’authentification à deux facteurs renforce encore ce dispositif de sécurité. Le respect des normes AFNOR NF Z 42-013 et la conformité au décret n°2018-853 prouvent l’engagement de MyPeopleDoc à respecter les exigences légales les plus strictes.
Des contrôles d’accès rigoureux et des audits de sécurité réguliers garantissent la fiabilité du système dans la durée. Les centres de données sécurisés qui hébergent la plateforme répondent aux standards les plus exigeants du marché. Cette attention particulière portée à la sécurité explique pourquoi des entreprises manipulant des données hautement confidentielles font confiance à MyPeopleDoc pour leur gestion documentaire RH.
Dans un futur proche, MyPeopleDoc prévoit d’intégrer l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour enrichir encore ses fonctionnalités. L’analyse prédictive permettra d’anticiper les besoins RH, tandis que le développement de chatbots RH facilitera l’accès à l’information. L’intégration plus poussée avec d’autres outils de collaboration et l’ajout de fonctionnalités dédiées au bien-être des employés constituent les prochaines étapes de l’évolution de cette plateforme innovante.
